Rebecca stellt vor: Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau

Aufstehen, für die Arbeit fertig machen, lächeln bei dem Gedanken an den bevorstehenden Tag. Mit der Straßenbahn die Gothaer Straße hoch und die Sonne sich von der Glasfront der Messe Erfurt wiederspiegeln sehen. So sieht mein Start in den Tag als Veranstaltungskauffrau aus. Mit 21 Jahren genieße ich diesen Rhythmus sehr.

Rebecca Auszubildende Veranstaltungskauffrau

Ich befinde mich kurz vor dem Abschluss meiner Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau bei der Messe Erfurt GmbH. Meine knapp 50 Kollegen führten mich von Anfang an sehr gut an das Thema ran. Ich merke immer wieder, dass es genau das Richtige war, in diese Branche einzusteigen.

Durch die verschiedenen Tätigkeitsbereiche ist diese Ausbildung sehr abwechslungsreich.

Kreative Köpfe, aber auch hartnäckig und durchsetzungsfähig, nach Neuheiten strebend, aber auch traditionsbewusst, ein Auge für Schönheit, Geschmackvolles, Trends setzen und Leidenschaften leben. Eigenschaften und Aufgaben in der Eventbranche, um eigene Ideen oder Kundenwünsche durchzusetzen. Aber so leicht darf man sich das nicht vorstellen. Dazu gehören auch immer Marktanalysen, Statistiken, Sicherheitskonzepte, technische Richtlinien, Verordnungen, Anträge, Vertragsverhandlungen, Angebote einholen, Verkaufsgespräche, Marketingmaßnahmen, rechtliche Rahmenbedingungen, Kalkulationen, Kosten- und Leistungsrechnungen und vieles mehr. Und das macht es so abwechslungsreich.

Um das gesamte Konzept zu verstehen, müssen alle Abteilungen durchlaufen werden.

Mit all diesen Bereichen setzt sich ein Konzept hinter der Idee zusammen. Und dafür braucht es nicht nur mich als Veranstaltungskauffrau. Um dieses Gesamtbild erfassen zu können, durchlaufe ich bei der Messe alle Abteilungen – von der Technik, über die Buchhaltung, zum Messeservice und der Veranstaltungsorganisation bis hin zum Marketing und der Unternehmensentwicklung. Was wäre ein Konzert ohne vorher gelegten Stromanschluss oder ohne Hängepunkte für die Traversen? Wie sieht es aus mit der Reinigung und Garderoben? Sind alle Rechnungen beglichen? Ist alles nach den Kundenwünschen vorbereitet?

Hinter jeder Veranstaltung steht ein starkes Team mit klarer Willenskraft, Rollen- und Arbeitsteilung. Denn Teamfähigkeit ist eine essentielle Eigenschaft für diesen Job.

Im Arbeitsalltag ist auch Flexibilität gefragt.

Mit einer 5 Tage Woche könnt ihr nicht immer rechnen. Denn wann haben die Besucher am meisten Zeit – stimmt – am Wochenende. Abends die Besucher begrüßen, die Bar Crew unterstützen, nach dem Rechten sehen, für den Kunden vor Ort sein, schnell Probleme lösen, Gefahrenmöglichkeiten frühzeitig erkennen und bereinigen. Auch dies gehört zum Aufgabengebiet einer/s Veranstaltungskauffrau/-manns dazu. Flexibilität ist hierbei gefragt.

Meine schönsten Momente sind u.a. die Stunden am letzten Aufbautag einer Messe, wenn abends die Aussteller ihre fertig vorbereiteten Stände für den ersten Messetag zurück lassen und wir als Projektteam als Einzige stolz durch die Gänge laufen. Im Kopf gehen wir alles nochmal durch und haben den Besucherlärm schon im Ohr, trotz der Stille. Die Ruhe vor dem (An-)Sturm. Die monatelange Arbeit hat sich bezahlt gemacht, denn das Ergebnis sehen wir vor uns. Dieses Hochgefühl ist nicht greifbar, aber doch spürbar.

Wir haben unsere Ziele erreicht und können mit Freude unseren Erfolg genießen, sobald eine Veranstaltung durchgeführt wurde und alle Veranstalter und Besucher sicher und glücklich unsere Messe Erfurt verlassen haben. Das sind unsere Ziele! Natürlich gibt es auch noch die Wirtschaftlichen, aber wie könnten wir die ohne zufriedene Veranstalter und Besucher erreichen. Und eines steht fest: Nach der Messe ist vor der Messe!

Was ich zum Schluss empfehlen kann?

Alle, die Interesse an dieser Ausbildung haben, macht ein Praktikum oder sucht einen Nebenjob. Damit bekommt ihr einen Einblick und sammelt erste Erfahrungen. So habe ich es auch gemacht. Ob ich nun eine internationale Messe oder einen Kongress, eine exklusive Firmenfeier, eine einmalige Clubnacht oder eine private Geburtstagsfeier plane, die Grundbausteine sind die Gleichen. Und trotzdem ist durch die Vielfalt der Themengebiete viel Abwechslung geboten. Das macht meine Ausbildung bei der Messe Erfurt so einmalig und individuell.

 

Steckbrief zum Beruf

Veranstaltungskaufmann/-frau

allgemeine Angaben

  • Ausbildungsdauer: 3 Jahre
  • Auszubildende bundesweit: 545
  • Auszubildende in Thüringen: 46

Angaben zur IHK Erfurt*

  • Anzahl der Ausbildungsbetriebe: 16
  • Anzahl der Auszubildenden: 26
  • Berufsschulstandorte: Rudolstadt

(* Die Angaben beziehen sich auf den Einzugsbereich der IHK Erfurt, Stand: 2019)

 

Dieser Artikel ist zuerst in der Thüringer Allgemeinen erschienen. 

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